Le décompte des congés payés se calcule, pour tous les salariés, sur une période de référence, qui s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année qui suit.

Si certaines absences sont prises en compte dans ce calcul, d’autres, par contre, ne le sont pas.

Périodes d’absences considérées comme périodes de travail effectif:

• les jours de congés payés ;
• les jours de congé maternité, paternité et d’accueil de l’enfant ou d’adoption ;
• les périodes de compensations obligatoires en repos pour les heures supplémentaires ;
• les suspensions du contrat de travail pour cause de maladie professionnelle ou d’accident du travail, limitées à une durée ininterrompue d’un an ;
• les périodes de  service national à autre titre similaire,
• les congés individuels de formation ;
• les congés pour événements familiaux.

Selon l’arrêté du 4 mai relatif 2012 relatif au chômage partiel et publié au Journal officiel du 8 mai 2012, les périodes où le salarié se trouve en chômage partiel entrent totalement en considération pour le calcul du nombre de jours des congés payées.

Périodes d’absences non prises en compte

Les périodes d’absences suivantes ne sont pas légalement assimilées à du temps de travail effectif et ne sont pas prises en compte pour calculer les jours de congé payés :

• les absences pour maladie ;
• le congé pour enfant malade ;
• le congé parental d’éducation ;
• le congé pour convenance personnelle (sabbatique, pour création d’entreprise) ;
• les périodes de grève.

Règles de calcul des congés payés

Tout salarié, quels que soient son emploi, son contrat de travail, de l’emploi, sa catégorie ou sa qualification, son secteur professionnel et sa nationalité, a droit chaque année à un congé payé par son ‘employeur selon les clauses déterminées par l’article L.3141-1 du code du travail.

Le dit article avait statué le droit à un congé payé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. La durée totale du congé exigible ne peut excéder 30 jours ouvrables par an, soit 5 semaines. (art. L.3141-3). Ce droit à congé annuel se calcule sur la base d’une période dite année de référence, qui ne coïncide pas avec l’année civile. Elle commence le 1er juin de l’année civile précédente et se termine le 31 mai de l’année civile en cours. Pour les congés 2014, elle court du 1er juin 2013 au 31 mai 2014.

Pour les salariés qui sont entrés dans l’entreprise en cours d’année, on commence le calcul à la date de leur arrivée. Exemple : un salarié intègre l’entreprise au 1er janvier 2014. Sa période de référence commençant à cette date, il a donc travaillé 5 mois pendant cette période et aura droit à 12,5 jours de congés payés (5 x 2,5) pour cette année.

Calcul par équivalence en cas d’année incomplète

Si les règles sont relativement simples pour un salarié qui a travaillé durant une année complète, il faut cependant utiliser le calcul par équivalence pour un salarié qui n’a pas été présent pendant toute la période de référence (par exemple pour cause de maladie ou d’embauche en cours d’année). En effet, aux termes de la règle des équivalences fixée par l’article L.3141-4 du code du travail, un mois de travail effectif est équivalent à 4 semaines ou 24 jours de travail lorsque l’horaire hebdomadaire est réparti sur 6 jours. Cependant, selon l’interprétation communément admise, il convient de retenir une période de 20 jours lorsque l’horaire hebdomadaire est réparti sur 20 jours. Un salarié a donc droit à la totalité de ses congés payés dès lors qu’il a travaillé au moins 12 x 4 semaines ou bien 12 périodes de 20 jours.

Le calcul par équivalence s’applique chaque fois que le salarié n’a pas travaillé pendant toute la période de référence et que ce mode de calcul le favorise. La méthode de calcul est différente selon que le salarié totalise des mois complets ou non, ou si le nombre de semaines ne tombe pas juste.

Le salarié totalise des mois complets

Le salarié est entré dans l’entreprise en cours d’année, par exemple le 1er septembre 2013. Au 1er juin 2014, il comptabilise donc 9 mois pleins d’activité. Il aura donc droit à 9 x 2,5 = 22,5, arrondis à 23 jours de congés payés.

Attention : en matière de congés payés, le mois de travail ne s’entend pas en mois civil, mais s’apprécie de date à date. Autrement dit, un salarié embauché le 15 novembre et qui quitte définitivement l’entreprise le 15 mai aura travaillé 6 mois et a donc droit à 15 jours de congés payés.

Le nombre de mois ne tombe pas juste

Le salarié est entré dans l’entreprise le lundi 10 mars 2014 : le nombre de mois de travail qu’il a effectués ne tombe pas juste. On comptabilise donc ses semaines de travail jusqu’au 1er juin, ce qui en fait 12. Chaque tranche de 4 semaines donnera droit à 2,5 jours de congé. Ce salarié aura donc droit à 12 x 2,5 jours ÷ 4 = 7,5, arrondis à 8 jours.

Le nombre de semaines ne tombe pas juste

Un salarié travaillant 5 jours par semaine a été absent 14 semaines consécutives sur 4 mois et 11 jours sur 3 semaines dans un même mois. Il convient dans ce cas d’opérer le calcul par période entière de 20 jours (soit 5 jours x 4 semaines). Ce salarié a donc travaillé 179 jours (260 jours – (14 semaines x 5 jours) – 11 jours). Il a droit à 2,5 jours de congés pour chaque période de 20 jours. Ce qui donne 179 ÷ 20 = 8,95.

Il a donc travaillé 8 périodes complètes de 20 jours, ce qui lui permet d’obtenir 8 x 2,5 jours = 20 jours de congé. Mais il faut aussi tenir compte de la règle de réduction proportionnelle à l’absence.

Réduction proportionnelle à l’absence

En effet, l’article L. 3141-6 du code du travail rappelle que : « L’absence du salarié ne peut avoir pour effet d’entraîner une réduction de ses droits à congé plus que proportionnelle à la durée de cette absence. » Les conditions d’applications de cette règle légale et la manière dont il convient de calculer mathématiquement cette proportionnalité ne sont pas très claires. En l’absence de précision, il convient de comparer la méthode de calcul par équivalence et celle de la réduction proportionnelle des droits à congés, et de retenir la plus favorable pour le salarié.

Pour appliquer la réduction proportionnelle à l’exemple précédent, où le salarié a été absent 81 jours (soit 14 semaines de 5 jours plus 11 jours), il convient d’effectuer : 30 jours de congés x 81 jours d’absence ÷ 260 jours travaillés = 9. Le salarié aura donc droit à 30 jours – 9 = 21 jours de congés payés.

On peut aussi calculer cette réduction proportionnelle en appliquant une règle de trois : pour 260 jours travaillés (52 semaines x 5 jours), un salarié a droit à 30 jours de congés payés. Pour 179 jours travaillés, le salarié a droit à 30 x 179 ÷ 260 = 20,6 soit 21 jours de congés et non 20 jours.